Jakarta, KomITe.ID – PT Telea dikenal berpengalaman selama bertahun tahun dalam menangani perbaikan pada IT downtime dan uptime data center klien di Indonesia dan global. Beberapa klien seperti Eurocars Group, SinemArt, Mazda, Sharp, ZTE, Nissan, Xerox, Oracle, AIA, Dell, Unilever memilih TELEA sebagai mitra terbaik dan dapat diandalkan oleh beberapa global klien TELEA.
Di lokasi kantor dan warehouse yang cukup besar dan nyaman di jantung kota Jakarta Pusat, Thamrin City Tower, Eugine Yaw Senior VP Business didampingi Sunny Yaw CEO PT TELEA Systems bersama penasehat Dr. Muchlis Ahmady berbagi kisah kiprah TELEA dalam menangani IT Downtime, IT Uptame dan maintenance kepada Rudi Rusdiah Chief Editor KOMITE.ID.
Musibah IT DownTime Tanpa Rencana
Studi TELEA dari Ponemon Institute menunjukkan bahwa IT Downtime sebuah perusahaan nyaris menyebabkan kehilangan 5,600 USD = IDR 76,000,000 per menit atau setara dengan 42,000 USD = IDR 567,000,000 per jam menurut Gartner, jika terjadi musibah IT downtime yang tidak direncanakan (unplaned downtime) di sebuah enterprise yang belum memiliki kontijensi atau maintenance plan.
Dampak dari sebuah unplanned down time sangat masif (devastating) meliputi: kehilangan produktivitas, kehilangan data (Data Lost/Corrupted), biaya recovery & waktu, ketidakpuasan pelanggan, kehilangan pendapatan perusahaan dan rusaknya citra perusahaan.
Jika dikategorisasi, maka ada kategori Kerugian Berwujud/Langsung (Tangible Cost) seperti: kehilangan pendapatan transaksi, kehilangan upah dan biaya tenaga kerja remedial, kehilangan persediaan, biaya pemasaran dan sanksi hukum karena gagal memenuhi kesepakatan tingkat layanan (SLA). Juga kategori Kerugian Tidak Berwujud atau Tidak Langsung (Intangible Cost) seperti: hilangnya peluang bisnis, kehilangan karyawan dan semangat kerja karyawan, penurunan nilai saham, kehilangan niat baik pelanggan/mitra, kerusakan merek, mengarahkan bisnis ke pesaing dan buruknya publisitas.
Di era digital kini, hampir semua pekerjaan sudah berbasis IT (digitalisasi) dan persentase pekerjaan yang masih manual tinggal sedikit, karena IT telah menjadi tulang punggung perusahaan. Konsekwensinya, IT downtime perusahaan dapat menyebabkan kehilangan produktivitas karyawannya, karena ketergantungan terhadap IT System dan Data penting hilang atau rusak menjadi sangat tinggi jika sistem mendadak mati (down), dan membutuhkan biaya yang besar dan waktu yang banyak untuk memulihkan system IT yang rusak.
Dampak yang lain yaitu pelanggan yang kecewa karena pelayanan yang diberikan tidak maksimal akibat dari downtime, akhirnya akan kehilangan pendapatan dan mengalami kerugian. Hal yang paling merugikan adalah kerusakan merek (brand damage) atau kerusakan citra perusahaan. Dimana membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mendapatkan kembali keyakinan dan kepercayaan dari pelanggan lagi.
Menurut Forrester Research Inc., ada tiga penyebab signifikan IT down time yang tidak direncanakan, yaitu Kegagalan operasional, Bencana alam, dan Kesalahan manusia. Tiga (3) penyebab utama IT downtime yang paling memberikan dampak pada organisasi adalah: Yang pertama, disebabkan oleh kerusakan pada kelistrikan (43%), yang kedua kerusakan pada perangkat keras IT (31%), yang ketiga adalah kerusakan network (16%).
Bila tidak ada pemeliharaan dan siklus hidup (IT Maintenance and Life Cycle) Strategy yang terencana dengan baik, kerusakan Perangkat Keras yang tak terduga akan memakan biaya yang sangat banyak, terutama saat perangkat keras sudah memasuki masa end of life (EOL)/end of sales (EOS)/EOSW (end of software) Maintenance, dimana ketersediaan suku cadang menjadi sangat jarang ditemukan. Dan ini akan memperpanjang waktu downtime. (Lih. Table Top Causes of Unplanned Downtime).
TELEA in IT Maintenance & Life Cycle Strategy
Untuk menghindari potensi down time yang tanpa perencanaan di atas, TELEA rekomendasi IT Maintenance dan Life Cycle Strategy yang lebih baik dan tidak menempatkan data center perusahaan dalam resiko jika terjadi downtime dengan:
- Prevent (Pencegahan): Proaktif melakukan pencegahan dengan melakukan preventif maintenance (pemeliharaan) sistem klien secara berkala untuk memastikan sistem berjalan dengan baik.
- Replace: Suku cadang yang siap dari vendor warehouse atau suku cadang yang dapat dikonsinyasi dan disimpan di data center klien, agar dapat mengurangi jangka waktu pengiriman suku cadang yang menyebabkan downtime data center yang lebih lama.
- Swap: Unit yang siap untuk pergantian one to one suku cadang dari vendor warehouse atau unit yang siap dikonsinyasi (dipinjamkan) di klien data center. Potensi untuk menghindari kegagalan (one point of failure) Router seperti kasus Southwest Airlines.
- Upgrade: Upgrade dengan unit pre-owned yang sudah mengalami uji coba 2-3 tahun di pasar agar lebih handal (reliable), firmware dan software yang terbukti kompatibel. Karena perangkat yang baru dipasang di data center, memiliki risiko kegagalan perangkat keras dan firmware atau perangkat lunak yang tidak kompatibel dan belum pernah digunakan dapat terjadi.
Melalui IT Maintenance dan Lifecycle strategy ini: Prevent, Replace, Swap, Upgrade, maka waktu IT Downtime dapat dikurangi seminimum mungkin. Ini dapat membantu perusahaan menghindari IT Downtime yang tidak direncanakan dan menyebabkan kerugian milyaran US dolar serta kerusakan reputasi perusahaan.
Solusi IT Uptime MILIK TELEA
Bagaimana TELEA dapat membantu implementasi ke empat IT Maintenance & LifeCycle Strategi seperti Prevent, Replace, Swap and Upgrade di data center perusahaan klien?
- Managed Services untuk Implementasi PREVENT
Tenaga Ahli yang siap untuk melakukan pekerjaan dan pemeriksaan rutin, atau melakukan dukungan jarak jauh/remote support. Jadi klien tidak perlu menyewa tenaga ahli sebagai extra headcount untuk setiap bulan melakukan pemeriksaan rutin dan dukungan jika terjadi masalah. Telea menyediakan jasa IT Helpdesk per ticket atau on call atau residence dan berada di data center maupun kantor klien. Itulah perawatan preventif dan korektif kami yang dapat menghindari IT Downtime datacenter yang tidak direncanakan (Unplanned IT Downtime).
- Parts Ready untuk Implementasi REPLACE
Setelah klien data center di audit, TELEA segera memesan semua suku cadang yang dibutuhkan oleh klien data center. Semua suku cadang siap dan tersedia di gudang lokal di Indonesia. Klien mendapatkan suku cadang yang siap di gudang lokal untuk dikirim ke data center klien dan menggantikan segera tanpa waktu tunggu.
- Parts Consignment untuk implementasi REPLACE
TELEA menyediakan suku cadang yang siap dipinjamkan (consign) di data center klien untuk mendapatkan maksimum proteksi uptime yang dapat diservis dan diganti segera oleh teknisi klien.
- One to One Replacement untuk implementasi SWAP
TELEA siap mengganti unit dengan unit, bahkan menempatkan satu switch ekstra di data center klien. Jika dalam kasus salah satu switch gagal, klien memiliki suku cadang yang tersedia dengan segera menghindari single point of failure.
- Pre-owned Hardware untuk implementasi UPGRADE
Unit Pre-owned sudah diuji coba di lapangan untuk menguji kehandalan (reliability) hardware maupun firm ware. Setiap perangkat keras mengalami pengujian kualitas yang ketat dengan memenuhi standar TL9000 dan ISO 9001: 2008. Sehingga stabilitas dan kompatibilitasnya dapat terjamin dan mampu mengurangi tingkat kegagalan perangkat keras saat diimplementasikan pada infrastruktur klien.
Meningkatkan IT uptime
TELEA mendorong batas (boundaries) untuk meningkatkan IT Uptime dari klien data center dengan menyediakan:
- Extended Warranty: Dengan Perpanjangan (extended) Garansi merek utama brand OEM, TELEA support dan mendukung hardware dan sistem klien, sampai saat anda tidak membutuhkannya lagi dalam kurun waktu 10-15 tahun. Klien tidak perlu lagi khawatir tentang EOL/EOS (End of Life/End of Sale).
- Multivendor: TELEA memberikan dukungan suku cadang multivendor dari merek terkenal seperti IBM, HP, DELL dalam sebuah kontrak maintenance yang lebih sederhana manajemen nya. TELEA adalah Multi Vendor yang mampu memberikan dukungan extend warranty dan maintenance untuk seluruh merek OEM utama dengan satu kontrak maintenance. Dalam sebuah kontrak pemeliharaan (maintenance), klien hanya perlu satu pintu (contact point) untuk memanggil support (dukungan). Ini akan sangat menurunkan waktu trouble shooting untuk mencari vendor mana penyebab masalah yang harus dihubungi. Jadi sangat mengurangi downtime data center yang tidak direncanakan.
Dengan dukungan global TELEA, pelanggan mendapatkan kepastian mengenai SLA (Service Level Agreement) yang disajikan. Global Warehouse dengan – USD 40 juta (IDR 530 milyar) suku cadang yang tersedia di jaringan Global Warehouse (gudang) TELEA di AS, Eropa dan Asia untuk melayani kebutuhan suku cadang data center klien. Global Support Team yang memiliki Global Multivendor certified engineer tersebar di Tiongkok, USA, Singapore dan Belanda, yang dapat mendukung support data center klien 24/7. (*)
